Het klinkt zo eenvoudig: een bestand delen. En het is ook vrij eenvoudig en vooral rechtlijnig. Althans, zo lijkt het.
Je hebt al je bestanden op je harde schijf staan. Als iemand dan bij één van die bestanden moet zijn, dan verstuur je dat bestand via e-mail, je kopieert het op een USB-stick of je kopieert het naar een gedeelde map of netwerkschijf.
Gelukkig worden die methodes steeds minder gebruikt. Gelukkig? Ja. Ik zal uitleggen wat het probleem daarmee namelijk is.
Laten we even uitgaan van de situatie dat een document ge-e-maild wordt. Wat er feitelijk gebeurt is dat er praktisch bij elke handeling een kopie gemaakt wordt van het document. Kijk maar:
- Je stelt de e-mail op waarin je het document als bijlage plaatst (kopie 1)
- Je verstuurt de e-mail die vervolgens aankomt bij de ontvanger (kopie 2)
- De ontvanger slaat het document op op een plek die voor hem logisch is (kopie 3)
Vervolgens gaan zowel de verzender als de ontvanger het document bewerken. Welk document is dan het juiste? Er zijn ondertussen 4 versies van het bestand ontstaan die eigenlijk allemaal tegelijk wel en niet juist zijn.
Veel mensen werken nog steeds op deze manier. E-mail is in veel opzichten een zegen, maar in situaties zoals hierboven beschreven met recht een vloek.
Er zijn steeds meer manieren om het probleem van documentduplicatie tegen te gaan. Bestanden kunnen gedeeld worden in de cloud en steeds vaker kun je de documenten daar ook bewerken.
Microsoft is met hun Office 365 licenties jaren geleden begonnen met het tegengaan van documentduplicatie. Je kon bestanden in de cloud opslaan en vervolgens links delen waarna je samen kon bewerken. Ineens stond het document maar op 1 plek en had je altijd de juiste versie. Je kon met versiegeschiedenis bekijken wie wat en wanneer had bewerkt.
Toch voelde het niet altijd ‘juist’. Het document stond bij iemand op zijn OneDrive en had daar volledig eigendom over. Als de eigenaar besluit het bestand te verwijderen is het voor de medebewerkers niet mogelijk dit terug te halen. Weg is dan weg. In specifieke situaties goed, maar doorgaans in een organisatie onwenselijk.
OneDrive is daarom niet de beste manier om documenten te delen. Maar wat dan wel?
Om daar achter te komen moeten we eerst onderscheid maken tussen situaties. In het bedrijfsleven kom je over het algemeen tot 4 situaties:
- Documenten delen met specifieke collega’s
- Documenten delen met de hele organisatie
- Documenten delen met externe organisatie(s)
- Documenten delen met de wereld
Situatie 1: Specifieke collega’s
Als je documenten wilt delen met specifieke collega’s kun je daar het beste een team in Microsoft Teams voor opzetten. Niet alleen zijn de rechten voor de gedeelde documenten dan meteen ingesteld, maar je kunt ook terplekke het document bespreken en gezamenlijk aanpassen.
Houd wel in gedachten te houden dat een team altijd met een thema of onderwerp in gedachten opgezet wordt, en dus niet alleen maar voor één document. Probeer bij het creëren van een team voor één document dus altijd breder te kijken.
Situatie 2: De hele organisatie
Documenten delen met iedereen in de organisatie klinkt eenvoudig, maar het is gecompliceerder dan situatie 1. Je wilt namelijk niet een team opzetten waar je de hele organisatie aan toevoegt, want wat is dan het onderwerp van het team? De organisatie is daar in de meeste gevallen simpelweg te groot voor.
Aangezien er al met Teams gewerkt wordt, is er een Sharepoint installatie aanwezig. Het is mogelijk om vanuit Sharepoint een organisatie-brede site op te (laten) zetten. De informatie die als naslagwerk dient kan als website tekst op pagina’s gezet worden. Als het om verdiepende informatie gaat (bijvoorbeeld Word-document van 3+ pagina’s lang, is het handig om hier een documentbibliotheek voor op te zetten, of een bestaande documentbibliotheek te gebruiken. Als je niet weet of je organisatie dit al heeft, kun je dit navragen bij de systeembeheerder.
Situatie 3: Externe organisatie(s)
Deze situatie kan overeenkomen met situatie 1 en 2. Werk je samen met een externe organisatie aan een project en is daar al een team voor aangemaakt? Dan kan de externe organisatie al bij de documenten (mits ingesteld door de systeembeheerder) en zijn de rechten al geregeld.
Is er geen specifiek project en wil je toch bepaalde documenten en informatie delen? Dan is situatie 2 van toepassing. Voor deze Sharepoint site nodig je dan de externe gebruikers van de organisatie uit.
Wil je de informatie delen met een organisatie, alsof ze een volwaardig lid zijn van jouw organisatie? Overleg dan met de systeembeheerder of ze uitgenodigd kunnen worden aan de Sharepoint site van je organisatie.
Situatie 4: De wereld
Tot nu toe heb ik OneDrive buiten schot gelaten. De reden waarom zal ik later toelichten.
Documenten die je wilt delen met de wereld kun je het beste delen via een map in een Sharepoint documentbibliotheek. Je kunt dan per map of per bestand een link genereren die voor iedereen te openen is. Lees hier hoe dat werkt.
Aangezien het vaak onoverzichtelijk is welke bestanden je precies gedeeld hebt, is het raadzaam hier een een speciale map aan te maken die je ‘Publiek gedeeld’ noemt. Hier zet je dan de openbaar gedeelde bestanden neer. Zo hou je altijd controle en overzicht.
Nawoord
Zoals je wellicht hebt gemerkt heb ik OneDrive volledig buiten schot gelaten. De reden daarvoor is dat ik vind dat documenten die in een organisatie gedeeld worden niet één persoon als eigenaar kunnen hebben. Documenten binnen een organisatie horen eigendom te zijn van de organisatie (er is overigens wel een verschil tussen OneDrive en OneDrive voor Bedrijven, maar dat leg ik uit in een ander artikel, aangezien dat weer een onderwerp op zich is).
Wanneer je een document deelt via OneDrive, blijft het document eigendom van de persoon die het document deelt. Dat kan tot gevolg hebben dat wanneer iemand zijn OneDrive leeg maakt, het document voor iedereen verdwenen is. Dat je dan van een individu afhankelijk bent om het document terug te halen is dan onacceptabel.
Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen over dit onderwerp, of gerelateerd aan dit onderwerp? Neem dan contact op met mij, dan help ik je graag verder!
