Microsoft Teams begint een begrip te worden; voor zover dat niet al het geval was natuurlijk.
Samen met Zoom (hoewel deze tool momenteel even onder vuur ligt) is het de applicatie die momenteel het meest gebruikt wordt om samen te werken op afstand. Geheel terecht, want Microsoft heeft al jaren geleden volledig ingezet op deze tool waarmee je echt goed kunt samenwerken.
In het verleden zijn er talloze pogingen geweest door verscheidene bedrijven om een applicatie te introduceren die samenwerken op afstand mogelijk maakt. Van Lotus Notes tot Google Wave; echt het grote publiek bereiken en/of vasthouden is nooit gelukt.
Microsoft had natuurlijk het grote publiek al wel (Windows, Office), maar de kloof tussen Office en Sharepoint was nog altijd groot. De implementatie van Sharepoint kostte veel tijd en was lastig in de vingers te krijgen.
Met Office365 is het je misschien al opgevallen dat Sharepoint bij bepaalde licenties inbegrepen zit. Dit is met name vanwege de voordelen die Sharepoint onderwater biedt.
Sharepoint is erg goed in het beheren van data en de rechten daarop. Maar is Sharepoint nu dan het antwoord op de applicaties als Lotus Notes of Google Wave? Nee, dat niet. Maar Microsoft Teams is dat wél.
Even wat achtergrond informatie over Microsoft Teams als applicatie.
Als we alleen Teams hadden gehad zonder alle andere applicaties van Microsoft, hadden we eigenlijk niets. Je moet Teams zien als een soort applicatie-hub. Dat wil zeggen dat Teams meerdere applicaties samenbrengt onder één dak.
Wanneer je een nieuw team aanmaakt, wordt er een volwaardige Sharepoint site opgezet, waar vervolgens alle documenten die gedeeld worden binnen dat team opgeslagen worden. Vervolgens hebben alleen de leden van dat team toegang tot die documenten.
Wanneer het toegestaan is in de organisatie, kunnen externen als gast ook deelnemen aan een team. De rechten van die gasten zijn vervolgens wel beperkt.
Op het moment dat een gast wordt uitgenodigd in Teams, wordt deze persoon als gast ook bekend in de Active Directory van de organisatie. Je houdt dus maximaal grip op iedereen die in Teams werkt.
Het (video)chat-gedeelte wordt verzorgd door Skype. Je kunt vanuit je eigen organisatie met iedereen die in bezit is van een Microsoft-account chatten. Je maakt gewoon een nieuwe chat aan, vult het e-mailadres geassocieerd met het Microsoft-account in en je bent klaar.
Ook is het mogelijk vergaderingen met externen in te plannen. Hiervoor wordt de Microsoft Exchange koppeling met de agenda gebruikt.
Teams zou Teams niet zijn als je niet veilig en eenvoudig bestanden kon delen. Hoewel alles wat je binnen Teams deelt hetzelfde lijkt te zijn, zijn er toch belangrijke verschillen.
Wanneer je bestanden deelt via het chat-gedeelte binnen Teams (dus niet in het team zelf), deel je dit via OneDrive.
Het verschil tussen bestanden delen via OneDrive en via een team (Sharepoint), is dat bij OneDrive het bestand altijd eigendom blijft van de persoon die het document deelt. Het bestand wordt in de OneDrive van de deler geplaatst en wordt gedeeld met specifieke personen.
Als je een document deelt via Teams, dan wordt het eigendom van het team. Dat wil zeggen dat het document in de Sharepoint library wordt geplaatst die specifiek voor dat team opgezet is. Iedereen die toegang heeft tot het team, heeft toegang tot het document.
Als je het document opent of bewerkt, open je dus het origineel en niet een gedeeld document van een specifiek persoon. “Waarom is dat belangrijk?”, zul je waarschijnlijk denken.
Wanneer iemand de organisatie verlaat of het account wordt opgeheven, zitten de documenten nog steeds in zijn of haar OneDrive. Het account moet dus altijd actief blijven, want anders kunnen mensen niet meer bij de documenten die met hen gedeeld zijn via dat account. Het is niet onmogelijk de documenten te verplaatsen, maar het is een klus waarbij systeembeheerders nodig zijn.
Als iemand de organisatie verlaat die zijn documenten via Teams gedeeld heeft verandert er niets. Alle document die die gebruiker heeft gemaakt en geplaatst blijven staan waar ze staan en blijven toegankelijk voor alle leden van het team; ook voor de toekómstige leden van het team.
Incidentele documenten (denk aan documenten die je normaal zou e-mailen naar een persoon) kun je dus prima delen via de chat, maar van documenten die echt projectgerelateerd zijn en moeten blijven bestaan is het van belang dat deze via een team gedeeld worden.
Kort samengevat is Teams echt de plek waar je gestructureerd, op afstand én veilig kunt samenwerken. Voor nu en voor de toekomst.
